Wolfies in Toulouse: infos

PLANNING:

Le planning sera affiché sur place ainsi que disponible en ligne dès samedi sur ce lien:

https://www.reunitedevents.fr/news/

Pensez à faire une capture ou à l'enregistrer pour le consulter quand vous souhaitez, il n’y aura pas d’impressions individuelles.

• REMISE DES BADGES:

- Vous pouvez venir récupérer votre badge et votre pochette extras dès samedi de 8h45 à 10h15 et le dimanche de 9h30 à 10h30.

- Les pass Instinct Dimanche ne pourront récupérer leur pass que le Dimanche, sauf pour les participants ayant acheté l'extra soirée qui pourront récupérer pass et pochette à partir 21h le samedi afin de pouvoir accéder directement à la Wolfies Party.

- Pour les personnes retardataires ne pouvant pas arriver avant 10h15, vous pourrez récupérer votre badge et pochette à notre boutique toute la journée.

- Si vous avez acheté plus de 3 extras supplémentaires nous vous demandons de noter sur une feuille ou votre téléphone, tous les numéros de commande et extras correspondant afin d'éviter tout problème, si ce n'est pas fait et que votre pochette ou remise de badge contient une erreur nous vous demanderons de prendre le temps de le faire et de revenir lorsque c'est fait afin d'éviter l'attente aux stands de remises de badges.

RAPPEL: Pour récupérer votre badge + pochette le jour de l'événement, il vous faudra être muni de votre ticket nominatif imprimé et d'une pièce d'identité.

- Les participants mineurs, n'oubliez pas d'amener la décharge parentale remplie même si vous nous l'avez transmise par email.

- Pour récupérer les badges et pochettes d'un ami, il faut vous présenter avec une photocopie de sa pièce d'identité, une autorisation écrite de sa part et son ticket nominatif imprimé (et décharge parentale si le participant est mineur).

- Vérifiez bien TOUS vos tickets extras au moment de la remise de votre badge car après vérification et signature aucun échange ou ajout ne pourra être fait.

- Seules les personnes ayant un ticket nominatif pourront accéder à la remise de badges et à l'espace dédié à l'événement, tous les accompagnants (parents, amis...) devront rester à l'extérieur de la partie événement.

• INFORMATIONS ORGANISATION :

Déroulement:

- Le Holiday Inn AIrport dispose d'un parking privé et gratuit pour les participants.

- Il y aura un vestiaire: 2€ par personne/journée (hors soirée)

- Des extras seront en vente (en quantités limitées) sur place à notre boutique. Les paiements sur place seront par carte bancaire ou espèces.

- Les places dans la salle de conférence seront indiquées par rangée afin que les pass Alpha soient aux premiers rangs, les pass Remember derrière et ainsi de suite. Il ne sera pas possible de vous placer dans une rangée supérieure à votre pass, et il faudra que vous gardiez cette place pour la journée.

- Pour les passages aux extras: vous serez appelés par rangée dans la salle de conférence pour chaque session, afin que les espaces des salles extras ne soient pas surchargés, merci de respecter ces appels et de rester dans la salle de conférence (il y aura pleins d'animations:)).

- Il est interdit d'aller dans la partie extras si vous n'avez pas l'extra qui se déroule à ce moment et si votre rangée n'a pas été appelée. Une fois que votre extra est fait, il faudra directement rejoindre la salle de conférence.

- Si vous ne vous trouvez pas dans la salle de conférence ou à la partie stands lors des appels aux extras et que vous manquez votre extra il ne sera pas possible de le faire plus tard ou de vous faire rembourser. Veuillez noter que les sessions extras peuvent être changées, retardées ou avancées, alors soyez bien attentifs, ne vous fiez pas seulement au planning et restez bien dans la salle de conférence ou dans les espaces stands pour ne manquer aucunes informations!

- Nous vous informons que la Wolfies in Toulouse sera un "petit" événement, le nombre de participants est limité et vous offrira une ambiance plus conviviale :)

 - Les conférences et les sessions extras ne se dérouleront pas au même moment, vous aurez le temps de profiter un maximum des journées et des invités, notamment lors des autographes!

- De plus toutes nos sessions extras se déroulent dans des salles individuelles (avec un ou deux invités), ce qui vous offre un peu plus de discrétion.

- Pour les sessions photos/selfies/videobooths, pensez à préparer votre pose avant votre arrivée devant l'invité, nous vous suggérons d'imprimer une photo de la pose souhaitée. Certaines poses peuvent être refusées. Suite à de nombreux abus les portables sont interdits dans les salles d'extras, un bac se trouvera devant chaque salle afin de déposer votre portable et affaires personnelles, une personne de l'équipe procédera au contrôle de chaque participant et surveillera vos effets personnels le temps de votre extra, nous vous conseillons donc d'imprimer vos poses ou notre équipe se chargera de montrer à l'invité la photo de la pose sur votre téléphone (hors selfies).

- Nous précisons que les photos, les vidéos et enregistrements des acteurs lors des sessions extras sont strictement interdites, c'est autorisé uniquement dans la salle de conférence, nous vous demandons de bien respecter cela et de ne pas essayer par tous les moyens de prendre des photos, enregistrer ou filmer les acteurs, sous peine d'exclusion, sans remboursement.

- Les cadeaux/fanbooks sont à remettre durant les sessions autographes uniquement.

- Nous rappelons également que nous ne sommes pas responsables si vous manquez une session extra, donc encore une fois, soyez bien attentif et restez dans la salle de conférence au moment des sessions extras.

- Pensez aux questions que vous souhaitez poser aux acteurs lors des conférences. Merci d'éviter les questions trop personnelles ou déplacées, qui seront refusées.

- Nous rappelons également que nous ne sommes pas responsables si vous manquez une session extra, donc encore une fois, soyez bien attentif et restez dans la salle de conférence au moment des sessions extras.

- Pensez à toujours avoir votre pièce d'identité pas loin, badge autour du cou et votre bracelet (soirée comprise).

- Nous vous avons préparé de nombreux jeux et animations pour cette Wolfies Reunion :)

Notre équipe sera là pour vous divertir et vous faire gagner de nombreux lots (extras, codes promos, cadeaux) lors de différents jeux:

Nous espérons que vous êtes prêts à tester vos connaissances ou tout simplement vous amuser avec nous (et pourquoi pas gagner un.. extra) !

- L'équipe de All Stars Show vous proposera également des animations autour de la série à plusieurs moments de la journée et vous proposera également de nombreux lots à gagner!

- L'équipe de Lacrosse Naaki Comminges vous présenteront le sport phare de Teen Wolf le Lacrosse et ils vous proposeront également une initiation afin de voir si vous seriez plutôt Scott ou Stiles sur le terrain !  

-Le samedi après-midi le Centre Thiêu Lâm Club d'arts martiaux vous proposera une initiation aux sabres lasers le samedi après-midi, ainsi qu'une démonstration de leurs différentes disciplines le dimanche après-midi, ils seront présents tout le week-end à leur stand pour répondre à vos questions!

-Dimanche après midi nous accueillerons également MCI Danses et ses talentueux danseurs/danseuses pour vous présenter des performances sur des chansons de la série !

Pause repas: 

- Pour la pause repas, les parties dédiées à la Wolfies In Toulouse seront fermés de 12h00 à 13h45, vous pouvez trouver la liste des points de restaurations à proximité de l'Holiday Inn sur ce lien.

- Les personnes ayant réservé un panier repas pourront manger dans une salle dédiée, il est interdit de ramener son propre repas et de le manger dans l'hôtel.

Stands, boutiques:

Vous pourrez également retrouver plusieurs stands:

- Boutique Reunited Events

- Stands Goodies Reunited Events

- Mister Geek Shop: boutique de goodies (mugs, bijoux, figurines, tshirts...) et de produits Japonais

- Mel'G Make Up: spécial maquillage / tatouages (gratuitement, les deux jours ainsi qu'à la Wolfies Party)

- Manushkamouth Custom: boutique de figurines Funko pop customisées sur mesure

- Centre Thiêu Lâm: présentation et information club art martiaux

- Lacrosse Naaki Comminges: T-shirts, goodies et informations

• WOLFIES PARTY INFOS:

La soirée se déroulera dès 19h45 pour les personnes ayant la soirée avec repas, rendez-vous dans le bar de l'hôtel.

La soirée débutera à 21h dans une salle annexe à la salle de conférence, notre équipe sera la pour vous guider dès votre arrivée! 

Vous recevrez deux tickets boissons (dont une sanglante - avec ou sans alcool), un bar sera également disponible vous proposant des boissons soft 2€ (coca, ice tea..).

Le verre avec alcool (rhum, whisky…) sera à 5€.

Des portants seront disponibles pour poser vos affaires, nous vous précisons que ce ne sera pas surveillé.

Il y aura un stand maquillage/tatouages avec Mel'G Make up (gratuit).

N'oubliez pas de venir avec votre déguisement le plus fou et participer à notre concours de déguisements! (inscription à votre arrivée)

Nous rappelons que les invités seront présents une heure minimum dans la soirée. Les photos / vidéos / enregistrements des invités sont interdits sous peine de renvoi de la soirée.

Les invités seront là pour s'amuser et partager un moment avec vous tous, merci de respecter une certaine distance afin qu'ils soient confortables pour rester discuter ou danser sans se sentir oppressés :) 

N'hésitez pas à solliciter notre équipe si vous avez besoin d’aide en traduction par exemple.

N'oubliez pas votre ticket extra et pièce d'identité, ainsi que de porter votre badge! Votre carte d'identité et badge pourront vous être demandés à chaque sortie/entrée de la salle de la soirée.

COVID19 :

Nous n'avons pas reçu de directive concernant des mesures particulières. Nous comptons sur vous pour ne pas venir si vous ressentez des symptômes afin de préserver la santé des participants, invités, bénévoles et autres intervenants. 

Si vous avez acheté un pass pour un autre participant, merci de lui transmettre cet email.  

Nous ne répondons plus aux emails pour des questions dont les réponses sont indiquées sur cet email ou sur notre site/FAQ: http://www.royalevents.fr/pages/faq

Si vous avez un doute, n'hésitez pas à publier dans le groupe Facebook de l’événement (ou à demander sur place): https://www.facebook.com/groups/wolfiesreunion  

À très vite les Wolfies! Nous avons vraiment très très hâte de vous retrouver!!