WMG INFOS

Bonjour les Grounders/Wolfies! 

Merci de bien lire les informations ci-dessous avant de vous rendre à WOLFIES MEET GROUNDERS.

INFORMATIONS ORGANISATION :

INFORMATIONS HÔTEL :

-L'hôtel Holiday Inn dispose d'un parking privé gratuit sur présentation de votre badge lors de votre départ (pour récupérer le ticket de sortie).

-La partie dédiée à l'événement sera fermée à la pause repas.

-Il n’est pas possible de rapporter vos repas et de les manger dans l’hôtel.

-Pour les midis, les personnes ayant précommandé leur panier repas pourront le récupérer et effectuer le règlement au stand dédié dans l'espace restauration.

-Pour les autres, l’hôtel vous propose une réduction de 10% sur la carte de leur restaurant sur présentation de votre badge/bracelet.

-D'autres points de restauration se trouvent à proximité. Vous avez la possibilité de sortir et revenir.

REMISE DES BADGES : 
-Vous pourrez venir récupérer votre badge et votre pochette extras dans le hall de l’espace événement le samedi de 8h30 à 10h, et le dimanche de 9h à 10h.

-Les pass Dimanche ne pourront récupérer leur badge que le dimanche, sauf pour ceux en possession de l’extra Reunited Party, qui pourront récupérer leur badge et extra soirée à partir de 20h45 dans l'espace accueil. Cependant, il faudra vous présenter le dimanche matin afin de récupérer vos extras. 

-Pour les personnes retardataires ne pouvant pas arriver avant 10h, vous pourrez récupérer votre badge et pochette à notre boutique toute la journée. 

-Le planning de l'événement sera publié dans les prochains jours. 

-Les participants ayant un pass Week-end ou One day sans extras pourront récupérer leur badge sur le stand dédié "aux pass sans extras", ce qui vous fera gagner du temps. -Pour les participants ayant choisi l'option AVOIR suite à l'annulation d'Henry Ian Cusick, vous trouverez le coupon à utiliser sur place dans votre enveloppe.

RAPPELS : 

-Pour récupérer votre badge et l'enveloppe contenant les extras achetés ou inclus, il vous faudra présenter vos factures d’achats (sur téléphone ou imprimées) et une pièce d'identité. 

-Si vous avez acheté plus de 3 extras, nous vous suggérons de noter sur une feuille ou votre téléphone tous les n° de commandes et extras correspondants (dont le jour) afin d'éviter tout problème. Si ce n'est pas fait et que votre enveloppe contient une erreur, nous vous demanderons de prendre le temps de le faire et de revenir lorsque c'est fait afin d'éviter l'attente aux stands de remise de badges.

 -Les participants mineurs, n'oubliez pas d'amener la décharge parentale remplie et signée : Décharge parentale 

-Pour récupérer le badge et l'enveloppe d'un proche, il faudra présenter une photocopie de sa pièce d'identité, une autorisation écrite de sa part et ses factures d’achats (et décharge parentale si le participant est mineur).

ATTENTION : Vérifiez bien vos tickets extras au moment de la remise de votre badge, car après vérification et signature, aucun échange ou ajout ne pourra être fait. 

-Une fois muni de vos extras, nous vous conseillons vivement de noter votre numéro de badge au dos de chacun de vos tickets en cas de perte/vol. Nous pourrons ainsi procéder à des vérifications, mais cela ne peut fonctionner que si vous le notez.

-Seules les personnes ayant un pass pour l’événement pourront accéder à la remise de badges, aux espaces stands, ainsi qu'à l'événement. Tous les accompagnants (parents, amis...) devront rester à l'extérieur de la partie dédiée à l'événement (l'hôtel possède un bar).

PLACEMENT : 

-Une fois que vous aurez récupéré votre badge, bracelet et enveloppe contenant vos extras, il faudra vous diriger vers la salle principale. Un membre de notre équipe vous accompagnera afin de vous placer dans votre zone de pass. 

-Le placement est libre dans chaque zone de pass, vous devrez cependant garder votre place tout au long de la journée. Nous comptons sur votre bonne foi pour ne pas prendre la place d'un autre participant dans le courant de la journée.

-Les places dans la salle de conférence seront indiquées par rangée afin que les pass VIP et Eclipse soient aux premiers rangs, les pass Wolfies/Grounders derrière et ainsi de suite. Il ne sera pas possible de vous placer dans une rangée supérieure à votre pass.

-Des contrôles auront lieu plusieurs fois afin de contrôler le bon placement dans chaque zone.

SESSIONS EXTRAS : 

-Les appels aux extras auront lieu sur l'écran de la grande salle et sur le compte Twitter/X : @reunited_live, ainsi qu'à l'oral par notre équipe. Nous vous rappelons que nous ne sommes pas responsables si vous manquez une session extra. Soyez bien attentif et vérifiez bien les appels extras en cours pour ne pas manquer une session. Ne vous fiez pas seulement au planning qui peut changer pour différentes raisons au cours de la journée. Le compte Twitter/X est accessible sans compte mais si vous en avez un, on vous suggère d'activer les notifications.

 -Afin que les espaces des salles extras ne soient pas surchargés, il est interdit d'aller dans la partie extras si vous n'avez pas l'extra qui se déroule à ce moment et si votre catégorie de pass ou rangée n'a pas été appelée. Plusieurs membres de l’équipe effectueront une vérification lors de chaque appel afin de vérifier que seuls les pass et rangs appelés aient accès aux salles d’extras. 

-Merci de vous rendre à la session extra lorsque votre rangée est appelée et de ne pas attendre l’un de vos amis ou les sessions plus tardives. Les sessions sont prévues ainsi pour vous laisser le temps de profiter. Si vous attendez la session de l’après-midi ou la fin de la session pour aller faire votre extra, cela risque de nous obliger à accélérer la cadence l’après-midi afin de respecter le planning. 

-Une fois que votre extra est fait, il faudra directement rejoindre la salle de conférence (sauf indication du staff pour aller à une autre session en cours). Les amis/parents qui n'ont pas d'extras ne pourront pas vous accompagner lors des différentes sessions d'extras. 

-Si vous ne vous trouvez pas dans la salle de conférence lors de l'appel aux extras et que vous manquez votre extra, il ne sera pas possible de le faire plus tard ou de vous faire rembourser. Veuillez noter que les sessions extras peuvent être retardées ou avancées, alors soyez bien attentifs ! 

-Malheureusement, le temps de passage de chaque participant est limité aux séances photoshoots, autographes, selfies et vidéobooth afin que le planning de la journée puisse être respecté. 

-Les cadeaux/fanbooks sont à remettre durant les sessions autographes uniquement. -Si vous souhaitez échanger plus que quelques mots avec l'un des invités, nous vous suggérons le meeting où vous pourrez discuter, ou de lui écrire une lettre à lui remettre lors des sessions autographes (uniquement). -Pensez à préparer votre pose avant votre arrivée pour vos photoshoots / selfies. Si l’image de la pose se trouve sur votre téléphone, la personne de notre équipe se chargera de la montrer à l’invité. En cas d'abus (enregistrements), les portables seront totalement interdits dans les salles d'extras. 

-Notez que certaines poses peuvent être refusées, notamment les poses au sol suite à plusieurs incidents. 

-Lindsey Morgan étant enceinte (le 10ème invité caché^^), nous n'autoriserons que des poses simples pour son confort. 

-Si aucune pose n’est choisie avant votre arrivée devant l’invité, vous aurez le choix entre une sélection. Si vous n’en choisissez pas une, le membre de notre équipe ou l'invité la choisira pour vous. -Les enregistrements vidéo sont interdits durant les selfies. Notez qu’en cas d’abus, les selfies pourront être pris par un membre de notre équipe avec votre portable ou remplacés par un photoshoot normal. Nous comptons sur vous pour respecter les règles sur place et les acteurs. 

-Si vous souhaitez passer à une session extra avec un autre participant qui a un autre pass que le votre vous devrez passer avec la catégorie de pass inférieur à la votre. -Si vous avez acheté un accès prioritaire vous pourrez passer aux sessions quand vous le souhaitez sur présentation de votre carte. 

-Les participants PMR devront passer avec leur catégorie de pass.

MEETING : 

-Si vous avez un meeting, vous devrez vous rendre au point de rendez-vous "MEETING POINT" (indiqué par notre équipe + affiche) 5 minutes maximum avant le début du meeting. 

-Un membre de notre équipe sera là pour vous guider jusqu'à la session meeting. 

-Si vous avez un extra au même moment, un membre de notre équipe se chargera de s’assurer que vous n’en manquez pas durant le meeting alors n'hésitez pas à le signaler.

VIDEOBOOTH :

 -Il n'y aura qu'une seule session par jour. Si vous possédez cet extra, merci de bien être attentif aux appels.

APERITIF/REPAS : 

-Rendez-vous au point de rendez-vous "MEETING POINT" (indiqué par notre équipe + affiche) 5 minutes maximum avant le début de la session.

SELFIES : 

-Les invités ayant une session le matin auront également une courte session l'après-midi, après il n'y aura pas de rattrapage. Merci de bien être attentif aux appels. -Nous précisons que les photos, les vidéos et enregistrements des invités lors des sessions extras sont strictement interdits. C'est autorisé uniquement dans la salle de conférence. Nous vous demandons de bien respecter cela et de ne pas essayer par tous les moyens de prendre des photos, de filmer ou d’enregistrer les invités, sous peine d'exclusion sans remboursement. Nous appliquerons une tolérance zéro. Il y aura peu d'avertissements avant exclusion. Cette règle est surtout pour le respect des invités que nous accueillons, qui ne peuvent pas être filmés à leur insu tout au long de la journée. Nous vous demandons donc, s'il vous plaît, de les respecter. 

-Des photographes et partenaires seront présents pour capturer certains de vos moments, alors on compte sur vous les Grounders/Wolfies !

CONFERENCES : 

-Pensez aux questions que vous souhaitez poser aux invités lors des conférences. Merci d'éviter les questions trop personnelles ou déplacées, qui seront refusées. 

-Les conférences d'ouverture et de fermeture regrouperont tous les invités.

 -Il y aura une conférence dédiée à Teen Wolf + une conférence dédiée à The 100 avant et après la pause déjeuner. Durant la conférence Teen Wolf, il y aura des sessions photos duos/groupe de The 100 et inversement.

REUNITED PARTY INFOS : 

-Rendez-vous à 21h dans le hall de réception de l'hôtel muni de votre pièce d’identité, badge et ticket soirée. -Un stand de boissons SOFT à volonté sera disponible de 21h à 23h. Au-delà de 23h, les boissons devront être achetées au bar de l'hôtel. 

-Nous vous proposerons également un verre de punch à paillettes (avec ou sans alcool) et une autre petite surprise (avec ou sans alcool). -Nous rappelons que les invités seront présents une heure minimum dans la soirée. Les photos/vidéos/enregistrements des invités sont strictement interdits sous peine d'exclusion. 

-Les invités seront là pour s'amuser avec vous. Merci de ne pas trop les oppresser afin qu'ils soient confortables pour rester discuter ou danser avec vous. N’oubliez pas que vous êtes nombreux à vouloir profiter des invités, alors laissez un peu de place aux personnes plus timides. 

-N’hésitez pas à prévenir un membre de l’équipe si certains participants prennent trop de temps avec un invité et que vous n’avez pas l’opportunité de l’approcher.

GENERAL:

-Pensez à toujours avoir votre badge autour du cou et votre bracelet (soirée comprise).

-Notre équipe sera là pour répondre à vos questions tout au long du week-end.

-Des extras seront en vente (en quantités limitées) sur place à notre boutique, de nouveaux photoshoots duos seront disponibles. Les paiements par carte bancaire et en espèces seront acceptés.

Nous vous avons prévu quelques surprises :

-La Tombola avec un tirage au sort par jour. De nombreux lots seront à gagner ! TIRAGE AU SORT vers 12h.

-Des photobooths et de nombreux accessoires (ballons divers, lunettes funs, colliers à fleurs...) pour ajouter du fun à vos photoshoots et videobooth ! Il est strictement interdit de repartir avec un des accessoires proposés, les vols ne seront pas tolérés, et si des accessoires manquent à la fin nous n'en proposerons malheureusement plus pour nos prochains événements.

-Des jeux et des animations avec différents intervenants vous attendent sur place. Préparez-vous à tester vos connaissances sur les séries et à gagner des cadeaux !

STANDS, INTERVENANTS : 

-Vous pourrez également retrouver plusieurs stands exposants. Retrouvez la liste complète sur notre site : Partenaires WMG Goodies, bijoux, T-shirts, sweats, dessins, et même impression de vos selfies, il y en aura pour tous les goûts ! La plupart acceptent les paiements CB mais on vous conseille de prévoir des espèces.

 -Nous accueillerons également plusieurs intervenants qui vous proposeront différentes activités quizz, conférence et même un magicien pour vous divertir durant le week-end ! 

-Mel'G Make up : Vous proposera un stand maquillage & tatouages sur l'univers des deux séries. Elle sera présente les deux journées + Reunited Party. N'hésitez pas à aller à sa rencontre, c'est gratuit et elle est super sympa ! 

-Le club de Lacrosse de Paris sera présent le dimanche 23 Février, ils vous feront découvrir le lacrosse et répondrons à vos questions sur le sport phare de Teen Wolf ! 

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Si vous avez acheté un pass pour un autre participant, merci de lui transmettre cet email.

Nous souhaitons vous dire qu'organiser cet événement a été un plaisir. Cela fait 10 ans que nous travaillons sur ces deux séries et avec ces deux castings. On a du mal à croire que nous ne sommes plus qu’à quelques jours de cette rencontre. Nous avons mis beaucoup d’amour et d’énergie pour organiser Wolfies meet Grounders. Nous avons vraiment hâte d’y être !

NOUS NE RÉPONDONS PLUS AUX MAILS OU MESSAGES DONT LES RÉPONSES SE TROUVENT SUR NOTRE FAQ/SITE OU DANS CET EMAIL.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à échanger entre vous sur le groupe dédié à l’événement : Groupe Facebook Wolfies x Grounders Reunion Paris

Nous espérons que chaque personne présente passera un week-end inoubliable à très vite les Grounders et les Wolfies !